مسئول دفتر کیست؟
مسئول دفتر یا منشی در سازمان‌ها و شرکت‌ها به شخصی گفته می‌شود که مسئولیت‌های اداری و مدیریتی را بر عهده دارد. وظایف مسئول دفتر شامل ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مدیر مافوق، تنظیم پیشنویس نامه‌های صادره، شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره، نگهداری نامه‌ها در دبیرخانه اداری، ثبت مراجعات حضوری ارباب و رجوع و ارائه گزارش به مدیر مافوق، هماهنگی جهت ارسال مرسولات به افراد مشخص شده، شناسایی تأمین‌کنندگان حمل و نقل، تحقق برنامه‌ریزی‌های مدیر با پیگیری مؤثر اهداف مشخص شده توسط مدیر یا سازمان، بهبود ارتباط واحد در ارتباط با سایر واحدها، بهبود ارتباطات در برقراری ارتباط با مشتریان و سایر افراد بیرونی، رعایت انضباط کاری و وقت شناس بودن، تعهد داشتن به انجام فعالیت‌هایی که به گردن او گذاشته می‌شود، تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی و گزارشدهی به مدیریت ارشد، اخذ تأییدیه محتوای نامه از مدیر مافوق، دریافت نامه‌های درون سازمانی و نامه‌های وارده، و ثبت تماس‌های دریافتی و ارسالی شرکت و کنترل ضمائم مربوطه است.
مهارت‌های مسئول دفتر شامل تسلط بر نرم‌افزارهای Office و سایر نرم‌افزارهای تهیه داده و گزارش، آشنایی با زبان انگلیسی، توانایی انجام مکاتبات اداری، آشنایی با تایپ فارسی و انگلیسی، توانایی گزارشدهی منظم و اصولی، توانایی پیگیری خوب، مهارت‌های روابط عمومی، اعتمادبه‌نفس زیاد، روحیه مسئولیت‌پذیری، توانایی مدیریت استرس، خلاق بودن، توانایی مدیریت زمان، مهارت اولویت‌بندی کارها، رفتار محترمانه، رازداری و حفظ اسرار مدیرعامل و شرکت را شامل می‌شود.
